招標文件是招標活動的基礎(chǔ)和指南針，對招標的成敗起著至關(guān)重要的作用。但是，招標文件的編制過程中，一些招標人只重視投標人資格的限定和評標方法的設(shè)置，往往忽視了一些重要的細節(jié)。招標文件細節(jié)上的失誤，輕則降低工作效率，重則導致招標失敗，甚至要賠償投標人損失。文章列舉了招標文件編制過程中容易忽略的一些細節(jié)，并提出了合理的處理方式，避免小細節(jié)產(chǎn)生大影響。
一、科學安排投標、開標地點
投標、開標地點的安排要便于投標人尋找。首先，地點描述要非常詳實，具體到接到門牌號、辦公樓編號、會議室編號。對于容易混淆的地址，例如投標城市有兩座名稱為商業(yè)街聯(lián)合辦公樓的地方，那么招標文件中就要增加附近標志性建筑物的描述。其次，可將開標地點的路線圖作為附件置于招標文件末尾，并告知在樓宇內(nèi)會設(shè)置導引指示牌，且安排專人指引投標單位快速找到開標、投標具體地點。
二、避免同一事項表述不一致
招標文件的商務部分與技術(shù)部分一般由不同人員編寫，應注意兩者之間的一致性，做好交叉校核，檢查各部分是否存在不協(xié)調(diào)、重復和矛盾的內(nèi)容。但是，一般招標文件都是經(jīng)過多次修改，難免產(chǎn)生對同一事項表述不一致的情況。例如，某工程招標文件技術(shù)規(guī)范中，要求合同履行期限是合同簽訂之日起12個月，而在投標人須知中，要求合同履行期限是合同簽訂之日起24個月。如此矛盾的說法，如果在開標前發(fā)現(xiàn)，可以通過修改招標文件予以彌補。如果在評標階段才被發(fā)現(xiàn)，會導致評標委員會無所適從。如果評標環(huán)節(jié)沒有發(fā)現(xiàn)，問題暴露在合同簽訂環(huán)節(jié)，會更加難以處理。
為了最大限度地避免說法不一致的問題發(fā)生，應盡量減少多處闡述統(tǒng)一事項，如果實在無法避免，可以全部指向同一處。例如，合同履行期限見投標人須知，這樣一旦修改了投標人須知中的合同履行期限，就等同于同時修改了招標文件中所有有關(guān)合同履行期限的說明。
對于規(guī)模較大的項目，招標文件內(nèi)容較多，多達百頁以上，由于多次修改，仍然可能出現(xiàn)同一事項說法不一致的情況，可以在投標人須知中明確招標文件內(nèi)容相互矛盾時的解釋順序?？紤]最大程度體現(xiàn)招標人的真實意思，可以參照如下說法——“招標文件中對同一事項說法不一致的，解釋優(yōu)先順序為招標公告、投標人須知、技術(shù)規(guī)格書、合同范本、評標標準。”
三、正確確定投標截止時間
《招標投標法》第二十八條規(guī)定，在招標文件要求提交投標文件的截止時間后送達的投標文件，招標人應當拒收。實踐中，臨近投標截止時間的幾分鐘遞交投標文件最容易產(chǎn)生爭議。有時投標人和招標人的計時存在誤差，招標人以超過投標截止時間為由拒收投標文件，而投標人認為開標室時鐘不準，要求招標人接受投標文件。出現(xiàn)這一情形的主要原因是多數(shù)開標室采用的是普通時鐘計時，該時鐘不能實時更新時間，無法與標準的北京時間保持完全一致。為了避免出現(xiàn)這一問題，可以通過互聯(lián)網(wǎng)計時代替普通時鐘計時。在開標前，招標人安排專人將開標室一臺電腦接入國家授時中心，實時自動更新顯示北京時間，并將時間畫面放大后投影在公共區(qū)域，便于相關(guān)人員查看。
招標文件中應載明上述計時方法，并明確“投標截止時間以國家授時中心發(fā)布的北京時間為準。對于截止時間后送達的投標文件，招標人一律拒收。”
四、制作好評審要素索引表
評標時間一般在半天至一天左右，評委往往無法在如此短的時間內(nèi)熟悉所有投標文件的全部內(nèi)容，尤其是投標單位較多的時候，即使根據(jù)投標文件目錄尋找評審需要的信息，也通常需要很長的時間，效率較低。如果遺漏掉一些重要信息，更是會對投標人產(chǎn)生不利、不公平的評審結(jié)果。一旦出現(xiàn)評標錯誤，會導致重新評標，甚至還會造成不必要的經(jīng)濟損失。為避免此種情況發(fā)生，應在招標文件中明確要求投標單位編制“評標索引表”，這樣評委在評標時就可以根據(jù)索引表迅速找到評審點，核對備注內(nèi)說明內(nèi)容，從而有效地提高工作效率和評審準確率。
招標文件可以在初步評審表和詳細評審表基礎(chǔ)上增加兩列作為索引表，即索引列和備注列，并舉例說明填寫方法，初步評審索引表（見表1）。
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表1 初步評審索引表
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序列
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評審內(nèi)容
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索引
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備注
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1
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投標函是否滿足招標文件要求
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第3頁
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按照招標文件格式編制，并加蓋了公章
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2
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投標保證金是否滿足招標文件要求
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第5頁
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按照投標人須知要求電匯了1萬元到招標文件指定賬號。有銀行回執(zhí)作為憑證
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3
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… …
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五、科學確定評標價格
從稅務角度來看，投標人的投標報價有含稅價和不含稅價，涉及的稅種是增值稅。增值稅發(fā)票分為增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，開具增值稅專用發(fā)票的單位，應納稅額為當期銷項稅額抵扣當期進項稅額后的余額；而開具增值稅普通發(fā)票的單位，無法實現(xiàn)銷項稅額與進項稅額的抵扣。對于招標人來說，同一報價使用兩種發(fā)票結(jié)算，招標成本是不同的。所以，對于允許開具增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票均可結(jié)算的項目，招標文件應要求投標人報含稅價格和不含稅價格，并注明結(jié)算發(fā)票類型。開具增值稅專用發(fā)票結(jié)算的單位，以不含稅報價作為評標價；開具增值稅普通發(fā)票結(jié)算的單位，以含稅報價作為評標價。這樣既可以體現(xiàn)公平競爭，又能降低招標成本。
“天下大事必作于細”，這句話充分說明了細節(jié)的重要性。招標人應充分重視細節(jié)的處理，在招標實踐中不斷地總結(jié)、改進和完善，持續(xù)優(yōu)化招標文件，把控好招標活動的每個細節(jié)，使招標活動更加規(guī)范、高效。