監(jiān)理公文編寫中的常識性錯誤與分析

 張良寬 韓智超 整理

監(jiān)理公文是監(jiān)理檔案資料不可或缺的一部分，它記錄了監(jiān)理的關鍵過程、點滴細節(jié)。監(jiān)理公文的準確性和文件質量代表的是監(jiān)理工作的公正性、嚴肅性和權威性，代表的是監(jiān)理機構的工作質量，代表的是監(jiān)理單位的整體實力，所以監(jiān)理人員要重視并掌握這項技能。

一名合格的監(jiān)理人員應具備多項能力，包括專業(yè)知識能力、管理協(xié)調能力、應急處置能力、風險防控能力、學習更快能力、心理知識能力、思想工作能力、法律知識能力和公文寫作能力等等。其中，監(jiān)理公文寫作是監(jiān)理人員最基本、最常用、最應該掌握的一項技能。因為，在日常監(jiān)理工作中，大量的工作都是圍繞著監(jiān)理公文來開展的，都是靠監(jiān)理公文上傳下達、貫徹落實的。實踐中，往往很多監(jiān)理人員并不具備這項能力，不能正確理解建設相關各方的關系，不能正確選用公文文種，不能準確起草文件、傳達意圖，這給監(jiān)理工作也帶來了許多不必要的麻煩。

監(jiān)理公文是指在監(jiān)理工作過程中，由監(jiān)理工程師起草的、使用監(jiān)理機構或監(jiān)理單位紅頭文件打印的、因履行監(jiān)理職能向相關各方表達監(jiān)理主要意圖的、較為正式的、具有特定效力和規(guī)范體式的文書。監(jiān)理公文是監(jiān)理檔案資料不可或缺的一部分，它記錄了監(jiān)理的關鍵過程、點滴細節(jié)。監(jiān)理公文的準確性和文件質量代表的是監(jiān)理工作的公正性、嚴肅性和權威性，代表的是監(jiān)理機構的工作質量，代表的是監(jiān)理單位的整體實力，所以監(jiān)理人員要重視并掌握這項技能。筆者結合從事的工作崗位，接觸到了許多不準確、不嚴謹?shù)谋O(jiān)理公文，今從黨政機關公文寫作和監(jiān)理工作的雙重角度，談談自己的觀點和看法，僅供監(jiān)理同仁參考。

一、監(jiān)理與相關各方之間的關系

國家標準《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）中作出了明確規(guī)定：工程監(jiān)理單位受建設單位委托，根據(jù)法律法規(guī)、工程建設標準、勘察設計文件及合同，在施工階段對建設工程質量、進度、造價進行控制，對合同、信息進行管理，對工程建設相關方的關系進行協(xié)調，并履行建設工程安全生產(chǎn)管理法定職責的服務活動。同時指出了監(jiān)理單位應公平、獨立、誠信、科學地開展監(jiān)理工作。

從中我們可以理解出：

1、工程監(jiān)理的性質是服務性、科學性、獨立性和公正性。

2、監(jiān)理工作的前提是接受建設單位的委托，雙方訂立委托監(jiān)理合同，合同是監(jiān)理工作開展的依據(jù)之一。所以監(jiān)理單位與建設單位之間是一種委托與被委托的合同約束關系。

建設單位通過授權招標代理機構，通過發(fā)布監(jiān)理招標公告、資格預審、開標、評標、確定中標候選人等一系列程序，最終選定社會上獨立的監(jiān)理單位，代表建設單位對施工現(xiàn)場進行監(jiān)督管理。按照國家現(xiàn)行政策，建設單位投資建設的工程項目，與建設單位有直接隸屬關系的監(jiān)理單位是應該回避、不能參加投標的。所以，嚴格意義來講，監(jiān)理單位與建設單位之間是無隸屬關系的。

3、監(jiān)理單位和施工單位（承建單位）之間并無合同關系，也不存在隸屬關系，是一種監(jiān)理與被監(jiān)理的關系。

4、建設單位和施工單位（承建單位）之間存在合同約束關系。嚴格意義來講，也不能存在隸屬關系。建設單位與施工單位（承建單位）之間與建設工程施工合同有關的聯(lián)系活動應通過監(jiān)理單位進行。

5、監(jiān)理單位與勘察、設計單位間的關系是協(xié)作關系，并無合同關系。嚴格意義來講，也不能存在隸屬關系。

6、監(jiān)理單位與安全、質量監(jiān)督機構是監(jiān)督與被監(jiān)督的關系。安全質量監(jiān)督機構代表的是建設主管部門，監(jiān)理單位應接受其監(jiān)督。

二、監(jiān)理中常用錯的幾種公文文種辨析

通過工地檢查和調研，筆者發(fā)現(xiàn);監(jiān)理單位、監(jiān)理機構編印了很多不準確的公文，也包括部分建設單位下發(fā)的公文，直接影響了建設監(jiān)理執(zhí)業(yè)行為的嚴肅性。究其原因，主要有以下兩點：

1、建設單位人員不了解國家黨政公文條例及標準格式。建設單位在組建項目辦時往往是從各省、市、縣交通建設主管部門臨時抽調業(yè)務骨干。這些人熟悉土木工程專業(yè)知識，但并不了解、熟悉黨政機關公文條例及格式，平時由于職業(yè)原因很少起草公文。這類人在此方面存在著知識“盲區(qū)”，有可能在公文往來過程中選用了錯誤的文種，編印了錯誤的公文，有些建設單位甚至要求監(jiān)理單位也按其所要求的公文編印格式上報材料。

2、監(jiān)理單位、監(jiān)理機構往往忽視對監(jiān)理人員進行公文知識方面的培訓。很多監(jiān)理單位、監(jiān)理機構只看重專業(yè)技術培訓、職業(yè)道德培訓，忽視了對監(jiān)理人員其他方面的培訓，導致很多監(jiān)理人員不想起草文件、不會起草文件、勉強起草的文件問題多多等。

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱新《條例》)，并于2012年7月1日實施。其中，新《條例》規(guī)定了決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15種公文文種。我們較常用的是通知、報告、請示、函、通報、紀要等6種文種。下面，筆者對幾種常用錯的公文文種進行簡要辨析。

（1）“通知”。新《條例》定義為：“適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文”?？梢钥闯?，“通知”類公文通常是下行文或平行文，是指示、要求下級機關要辦的事情。只有在轉發(fā)平行關系單位的文件時，才是平行文。嚴格來講，由于監(jiān)理單位與建設單位、施工單位之間不能存在隸屬關系，所以監(jiān)理單位與建設單位、施工單位之間公文往來中，一般不應出現(xiàn)“通知”類公文。目前有些工程項目中存在著兩級監(jiān)理機構模式，總監(jiān)辦與某一駐地辦有可能出自同一監(jiān)理單位，為統(tǒng)一起見，總監(jiān)辦與所轄駐地辦之間公文往來最好也不要出現(xiàn)“通知”類公文。監(jiān)理機構部署工作、下達要求時，可用“監(jiān)理工作提示”、“監(jiān)理工作指令”或其他專業(yè)術語名詞等。國標《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319-2013）附表中的“監(jiān)理工程師通知單”的叫法，筆者認為是不準確、不嚴謹、不科學的，希望在修訂中能夠引起重視。工作中常見到的錯誤有：“關于約見××監(jiān)理公司法人代表的通知”、“關于啟用××總監(jiān)辦公章的通知”等。

需引起注意的是，對于召開第一次工地會議，新版《建設工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定：“工程項目開工前，監(jiān)理人員應參加由建設單位主持召開的第一次工地會議?！苯ㄔO單位編印會議文件時，使用“函”較為準確，即 “關于召開第一次工地會議的函”，函告相關各方有關會議事項。行業(yè)標準《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定，應由總監(jiān)理工程師主持召開第一次工地會議?？偙O(jiān)辦也應函告各方有關會議事項。

（2）“報告”與“請示”。兩者都是上行文，是用于向上級機關匯報工作、反映情況、請求指示批準某一事項，和上級機關有著直接的隸屬關系。所以，監(jiān)理單位、監(jiān)理機構與建設單位之間往來的公文，一般不出現(xiàn)“報告”與“請示”文種。工作中常見到的錯誤有：“關于支付延期監(jiān)理費的請示”、“關于組建××總監(jiān)辦的報告”、“關于任命××總監(jiān)理工程師的報告”等。

（3）“函”。 新《條例》定義為：“適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項”?！昂鳖惞氖褂玫那疤崾恰安幌嚯`屬”。既然不相隸屬，可以上行、平行、下行，所以“函”使用較為靈活、普遍?！昂笨梢苑譃椤吧糖⒑?、“問答函”、“請批函”、“告知函”四大類。需要強調的是，“不相隸屬”包括兩層意思：一是同一組織系統(tǒng)內的同層級機構，如市財政局與市教育局；企業(yè)內各部門之間，如工程管理部與經(jīng)營投標部。二是不屬于同一組織系統(tǒng)，如市人民政府與省人民政府辦公廳、市環(huán)保局與××大學。所以，監(jiān)理單位、監(jiān)理機構與建設單位、施工單位之間一般多用“函”來傳遞公文、表達意圖。但需要注意的是，即使是向建設單位請求批準某一事項也應用“函”，建設單位回復應用“復函”。如變更總監(jiān)理工程師的函、同意變更總監(jiān)理工程師的復函等。

此外，監(jiān)理協(xié)會、監(jiān)理單位和監(jiān)理工程師還要注意，新版國家《黨政機關公文處理工作條例》已經(jīng)取消了公文“主題詞”，以后編印監(jiān)理公文不需要再寫主題詞了。

三、監(jiān)理工作中常見“函”類公文典型用法舉例

1、商洽函

商洽函在監(jiān)理工作中，常用于向建設單位商量或處理有關事項時使用。在交通項目建設中，總監(jiān)理工程師主持召開第一次會議，應將有關會議事項會前告知建設單位。為表正式，總監(jiān)辦可向建設單位發(fā)商請函，就有關會議事項達成一致意見。
    示例1：

關于商請第一次工地會議有關事項的函

××項目建設辦公室：

目前，項目監(jiān)理規(guī)劃及實施細則已編制完成，工程正式施工前的各項準備工作已經(jīng)就緒，總監(jiān)辦擬定了會議時間、地點、內容及其他事項（附后）。如無不妥，請轉告。

盼復。

2、告知函

告知函，也叫通報函，就是將監(jiān)理工作中的某一活動、事項、情況告知對方，并不要求對方回復。實際上這類函與知照性通知類似，由于沒有隸屬關系，所以用“通知”不妥。常見的有：關于啟用公章的函、關于組建監(jiān)理機構的函、關于約見法人代表的函等。

示例2：

關于組建××第二總監(jiān)辦的函

××項目建設辦公室：

我單位于×年×月×日與貴單位簽訂了委托工程監(jiān)理合同，按照監(jiān)理規(guī)范與監(jiān)理合同有關要求，我單位決定組建××第二總監(jiān)理工程辦公室，并任命×××擔任第二總監(jiān)辦總監(jiān)理工程師。進場監(jiān)理人員員名單與分工附后，辦公、生活用房及辦公、生活設施，交通、通訊設施及測量儀器等到位情況附后。

從組建之日起，立即開展監(jiān)理工作，并協(xié)助貴單位完成施工準備階段有關的征地、拆遷、勘察等有關工作。

特此函告

國標中規(guī)定，監(jiān)理單位應于委托監(jiān)理合同簽訂后十天內將項目監(jiān)理機構的組織形式、人員構成及對總監(jiān)理工程師的任命書面通知建設單位。

示例3：

關于約見××監(jiān)理公司法人代表的函

××監(jiān)理公司：

由貴單位中標組建的××駐地監(jiān)理工程師辦公室，經(jīng)我方多次檢查發(fā)現(xiàn)，監(jiān)理人員員投入不足，作風漂浮，紀律渙散，不能認真履行監(jiān)理職責，致使工程多處出現(xiàn)質量問題，進度嚴重滯后。我方多次要求催促整改，但截至目前問題依然存在。為此，我方約請××監(jiān)理公司法人代表，于×年×月×日×時到見×處報到，就有關問題做出承諾。在規(guī)定時間內未按本函執(zhí)行的，我方將采取措施嚴肅處理。

特此函告。

3、請批函

請批函是監(jiān)理單位向建設單位請求批準有關某一事項的函。因為監(jiān)理單位與建設單位不相隸屬，所以不能用“請示”文種。

常見的有：關于變更總監(jiān)理工程師的函，關于支付延期監(jiān)理費的函等。

示例4：

關于變更××總監(jiān)理工程師的函

××項目建設辦公室：

受貴方委托，我公司對××實施監(jiān)理。因總監(jiān)理工程師×××工作調動，為加強現(xiàn)場管理，協(xié)調各方關系，做好監(jiān)理工作，經(jīng)我公司研究決定，現(xiàn)將此項目總監(jiān)理工程師×××變更為×××同志，由×××同志在此項工程中履行總監(jiān)理工程師職責，相關證件附后。

請貴方予以支持，盼復。

與此“函”對應的“復函”如下：

關于同意變更××總監(jiān)理工程師的復函

根據(jù)××工程變更制度的有關要求，由××監(jiān)理公司負責監(jiān)理的××，原總監(jiān)×××因工作調動，變更為×××為此項目總監(jiān)理工程師。

經(jīng)審核，符合變更條件，同意變更，變更后的總監(jiān)在該工程竣工驗收前，不得在其他項目任職。

示例5：

關于支付××監(jiān)理費的函

××項目建設辦公室：

我公司接受貴方委托監(jiān)理的××工程。在監(jiān)理過程中，我公司嚴格履行監(jiān)理職責，認真控制工程質量、進度，公正科學，廉潔自律，確保了工程如期順利交工。按照監(jiān)理合同約定，貴方應支付剩余的監(jiān)理費用：××××。

我方開戶銀行××××；賬號：××××。

請批準，盼復。

附件：××委托監(jiān)理合同

四、結 語

綜上所述，監(jiān)理與相關各方溝通聯(lián)系時，編發(fā)“函”類公文較為科學、嚴謹、準確，希望能夠引起監(jiān)理人員的重視并進行改正。監(jiān)理工作過程中來往的大量公文，體現(xiàn)的是監(jiān)理單位、監(jiān)理機構的公正性、權威性，監(jiān)理人員應通盤考慮，仔細思考，謹慎把握，選對文種，編對公文。監(jiān)理單位今后要重視對監(jiān)理人員公文寫作知識的培訓，及時掌握新的公文條例格式，努力提高監(jiān)理人員自身素質，加快實現(xiàn)監(jiān)理人員的職業(yè)化進程。

                                      總工辦

                                      2015.2.3