張良寬 韓智超 整理
工地例會(huì)是現(xiàn)場(chǎng)參建各方溝通情況、交流信息的一種很好的會(huì)議方式。但在具體操作過程中，往往因各種原因，會(huì)議效果達(dá)不到預(yù)期目的，解決不了工程中的實(shí)際問題，使工地例會(huì)失去了應(yīng)有的作用和意義。對(duì)此，我們梳理了工地例會(huì)的流程，總結(jié)了一套例會(huì)參考方案供大家參考。
一．要明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議紀(jì)律，并按此嚴(yán)格實(shí)施
1、監(jiān)理方在工地第一次會(huì)議中應(yīng)與各方確定好工地例會(huì)制度，其中對(duì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議紀(jì)律須著重說明。例會(huì)召開時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)參建三方的主要負(fù)責(zé)人總監(jiān)、業(yè)主方工程部經(jīng)理、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)到場(chǎng)，同時(shí)監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)監(jiān)理工程師，施工單位的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量員、安全員也應(yīng)到場(chǎng)。
根據(jù)議題需要，邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位、分包單位及其它有關(guān)單位的人員參加。因?yàn)閭€(gè)別負(fù)責(zé)人員平時(shí)因工作關(guān)系不能常駐工地，不能全面了解工程情況，而通過參加工地例會(huì)，可以直接獲悉工程信息，了解各方關(guān)切事宜和立場(chǎng)，以便盡快拍板解決工程實(shí)際問題，項(xiàng)目總監(jiān)的身體力行將對(duì)確保例會(huì)的成功召開起到表率作用。
2、對(duì)會(huì)議內(nèi)容的約定是工地例會(huì)能否開好的重要一環(huán)，其中對(duì)整改落實(shí)情況的回顧及對(duì)新發(fā)現(xiàn)問題的處理措施是必不可少的。所以總監(jiān)在主持例會(huì)時(shí)應(yīng)逐一進(jìn)行各項(xiàng)內(nèi)容的討論和解決，提高會(huì)議解決實(shí)際問題的效果，增加會(huì)議對(duì)各方的吸引力。
3、 會(huì)議紀(jì)律對(duì)完善和堅(jiān)持例會(huì)制度提供有效保障。以往在開工地例會(huì)時(shí)，我們往往碰到與會(huì)人員缺席遲到、大聲接聽手機(jī)、隨意插話、私下談?wù)撆c會(huì)議無關(guān)的內(nèi)容等干擾會(huì)議進(jìn)程、影響會(huì)議效果的情況。為了杜絕這些現(xiàn)象，建立會(huì)議紀(jì)律也是必不可少的。
在有些工程中，業(yè)主直接將例會(huì)的到會(huì)率作為考核施工方項(xiàng)目經(jīng)理的指標(biāo)，將有關(guān)規(guī)定寫入了施工合同。而對(duì)于原合同中沒有有關(guān)紀(jì)律規(guī)定的，總監(jiān)可事先向業(yè)主說明建立會(huì)議紀(jì)律的必要性，在獲得業(yè)主同意和授權(quán)的情況下，在第一次工地會(huì)議時(shí)宣布日后工地例會(huì)的會(huì)議紀(jì)律，并講明對(duì)違反紀(jì)律人員的經(jīng)濟(jì)處罰措施。對(duì)于制定的規(guī)則，各方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，一視同仁。
二、要掌握工程信息，了解各方關(guān)切的存在問題，做好會(huì)議準(zhǔn)備
1、了解上次會(huì)議決定的落實(shí)情況，對(duì)仍懸而未決的問題分析原因。
2、認(rèn)真收集、整理工程進(jìn)度數(shù)據(jù)，運(yùn)用橫道圖、S形曲線、前鋒線等適宜的圖形比較方法，通過與周、月、總進(jìn)度計(jì)劃的比較，獲悉工程實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃工期的差別;據(jù)此分析產(chǎn)生進(jìn)度偏差的原因、偏差對(duì)后續(xù)工作的影響以及調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃的可行措施。
3、通過對(duì)例會(huì)周期內(nèi)的工程進(jìn)行實(shí)測(cè)實(shí)量，利用其具體數(shù)據(jù)來反映例會(huì)周期內(nèi)施工質(zhì)量情況。對(duì)收集來的數(shù)據(jù)，采用排列圖法、因果分析圖法、直方圖法、控制圖法等統(tǒng)計(jì)方法，對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行靜動(dòng)態(tài)的分析，找出影響工程質(zhì)量的各類因素，并對(duì)癥下藥，找到解決問題的方法。
4、對(duì)材料、構(gòu)配件和設(shè)備供應(yīng)進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收情況和試塊試件見證送檢情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
5、了解多種配合施工中遇到的工序銜接、產(chǎn)品保護(hù)、施工場(chǎng)地機(jī)械分配使用等矛盾，對(duì)矛盾的是非曲直、前因后果行所掌握，從工程建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā)，確定監(jiān)理協(xié)調(diào)的原則立場(chǎng)。
6、掌握現(xiàn)場(chǎng)安全生產(chǎn)、文明施工狀況，作業(yè)環(huán)境防護(hù)、施工機(jī)具運(yùn)行狀況、施工人員的安全意識(shí)和安全行為等各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行分析，思考解決辦法。
對(duì)工程款支付及工程變更聯(lián)系單簽證情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做好月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核意見的解釋準(zhǔn)備工作。
7、對(duì)施工單位提交的索賠報(bào)告進(jìn)行審核，分析索賠原因，為合理解決索賠問題做好準(zhǔn)備。
8、準(zhǔn)備好工程中人員調(diào)整名單、通信錄、上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、反映工程狀況的統(tǒng)計(jì)表等資料：對(duì)遺漏報(bào)驗(yàn)的工程資料列好清單。
三、沉穩(wěn)主持，善于傾聽，協(xié)調(diào)立場(chǎng)，明確措施，恰當(dāng)表態(tài)
1、在涉及檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況時(shí)，要著重傾聽有關(guān)單位未按時(shí)完成事項(xiàng)的原因，以及進(jìn)一步解決問題的打算：在完成對(duì)有關(guān)原因的分析后，確定單個(gè)或多個(gè)責(zé)任人再次落實(shí)的時(shí)間，確保問題不落實(shí)不放過。這樣，才能達(dá)到例會(huì)的效果，使各方真正重視例會(huì)。
2、由施工單位對(duì)上個(gè)例會(huì)周期內(nèi)工程的進(jìn)度、質(zhì)量、安全情況進(jìn)行總結(jié)，做出自我分析，表明下一階段擬采取的改進(jìn)措施。監(jiān)理單位應(yīng)針對(duì)施工單位說明的情況，結(jié)合自身的分析，提出自己的意見。通過敞開討論有關(guān)問題，分析改進(jìn)措施的利弊，達(dá)成共識(shí)，確定落實(shí)事項(xiàng)的責(zé)任人及落實(shí)時(shí)間。對(duì)施工方要求業(yè)主配合的問題不避諱，對(duì)施工方的合理要求應(yīng)提請(qǐng)業(yè)主早日給予答復(fù)。比如建議業(yè)主早日對(duì)甲供材料進(jìn)行定型確認(rèn)等。
3、業(yè)主、監(jiān)理單位應(yīng)針對(duì)施工單位在自身總結(jié)中未提到的進(jìn)度、質(zhì)量、安全問題，提出整改要求和批改落實(shí)時(shí)間。如施工方對(duì)有關(guān)整改要求提出異議，則應(yīng)了解其原因，統(tǒng)一意見，明確落實(shí)整改的時(shí)間及措施。
4、認(rèn)真聽取總包與專業(yè)分包單位在施工過程中在配合上存在矛盾的意見，鼓勵(lì)各方換位思考存在問題，協(xié)調(diào)各方找到共同點(diǎn)，提出有效的解決辦法;必要時(shí)對(duì)各專業(yè)施工的目標(biāo)按施工程序進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，避免交叉作業(yè)時(shí)因施工矛盾而出現(xiàn)管理人員爭(zhēng)斗的情況。在協(xié)調(diào)中如涉及到合同文件規(guī)定以外的費(fèi)用，考慮成熟后可和業(yè)主確定費(fèi)用支付原則;如不成熟，則表明會(huì)后繼續(xù)討論，避免影響會(huì)議進(jìn)展。
5、對(duì)施工方關(guān)心的月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核情況進(jìn)行通報(bào)，并做出相應(yīng)解釋。對(duì)可能產(chǎn)生違約、工期、費(fèi)用索賠的情況進(jìn)行預(yù)警，對(duì)已經(jīng)提出索賠的則將處理進(jìn)展情況向各方進(jìn)行解釋。對(duì)提出的疑義，應(yīng)做適當(dāng)解釋，不宜或不易說明的則應(yīng)表明會(huì)后商討。
6、安排處理其他事宜。比如傳達(dá)上級(jí)主管部門的文件精神，宣讀主要崗位管理人員的名單調(diào)整等需要宣布的內(nèi)容。
7、如有條件，在會(huì)議上可以在說明有關(guān)問題時(shí)插放圖表、影像資料，加深與會(huì)人員印象，促進(jìn)問題的解決。
四、會(huì)議后應(yīng)形成紀(jì)要備查
1、工地例會(huì)應(yīng)當(dāng)由指定的監(jiān)理人員記錄，會(huì)議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會(huì)議記錄整理。主要內(nèi)容有：會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間;會(huì)議主持人;出席者姓名、單位、職務(wù);會(huì)議內(nèi)容及決議事項(xiàng)，包括負(fù)責(zé)落實(shí)單位，負(fù)責(zé)人和時(shí)限要求：其它事項(xiàng)。
2、會(huì)議紀(jì)要的審簽、打印和發(fā)放應(yīng)遵循以下原則：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)真實(shí)，簡(jiǎn)明扼要;紀(jì)要經(jīng)包括總監(jiān)在內(nèi)的各方主要負(fù)責(zé)人簽認(rèn);會(huì)議紀(jì)要發(fā)放到有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。
總工辦
2015.6.1