監(jiān)理公文編寫中的常識性錯誤與分析
張良寬 韓智超 整理
監(jiān)理公文是監(jiān)理檔案資料不可或缺的一部分,它記錄了監(jiān)理的關(guān)鍵過程、點(diǎn)滴細(xì)節(jié)。監(jiān)理公文的準(zhǔn)確性和文件質(zhì)量代表的是監(jiān)理工作的公正性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性,代表的是監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量,代表的是監(jiān)理單位的整體實(shí)力,所以監(jiān)理人員要重視并掌握這項(xiàng)技能。
一名合格的監(jiān)理人員應(yīng)具備多項(xiàng)能力,包括專業(yè)知識能力、管理協(xié)調(diào)能力、應(yīng)急處置能力、風(fēng)險(xiǎn)防控能力、學(xué)習(xí)更快能力、心理知識能力、思想工作能力、法律知識能力和公文寫作能力等等。其中,監(jiān)理公文寫作是監(jiān)理人員最基本、最常用、最應(yīng)該掌握的一項(xiàng)技能。因?yàn)?,在日常監(jiān)理工作中,大量的工作都是圍繞著監(jiān)理公文來開展的,都是靠監(jiān)理公文上傳下達(dá)、貫徹落實(shí)的。實(shí)踐中,往往很多監(jiān)理人員并不具備這項(xiàng)能力,不能正確理解建設(shè)相關(guān)各方的關(guān)系,不能正確選用公文文種,不能準(zhǔn)確起草文件、傳達(dá)意圖,這給監(jiān)理工作也帶來了許多不必要的麻煩。
監(jiān)理公文是指在監(jiān)理工作過程中,由監(jiān)理工程師起草的、使用監(jiān)理機(jī)構(gòu)或監(jiān)理單位紅頭文件打印的、因履行監(jiān)理職能向相關(guān)各方表達(dá)監(jiān)理主要意圖的、較為正式的、具有特定效力和規(guī)范體式的文書。監(jiān)理公文是監(jiān)理檔案資料不可或缺的一部分,它記錄了監(jiān)理的關(guān)鍵過程、點(diǎn)滴細(xì)節(jié)。監(jiān)理公文的準(zhǔn)確性和文件質(zhì)量代表的是監(jiān)理工作的公正性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性,代表的是監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量,代表的是監(jiān)理單位的整體實(shí)力,所以監(jiān)理人員要重視并掌握這項(xiàng)技能。筆者結(jié)合從事的工作崗位,接觸到了許多不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)理公文,今從黨政機(jī)關(guān)公文寫作和監(jiān)理工作的雙重角度,談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)和看法,僅供監(jiān)理同仁參考。
一、監(jiān)理與相關(guān)各方之間的關(guān)系
國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB/T50319-2013)中作出了明確規(guī)定:工程監(jiān)理單位受建設(shè)單位委托,根據(jù)法律法規(guī)、工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、勘察設(shè)計(jì)文件及合同,在施工階段對建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)進(jìn)行控制,對合同、信息進(jìn)行管理,對工程建設(shè)相關(guān)方的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào),并履行建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理法定職責(zé)的服務(wù)活動。同時指出了監(jiān)理單位應(yīng)公平、獨(dú)立、誠信、科學(xué)地開展監(jiān)理工作。
從中我們可以理解出:
1、工程監(jiān)理的性質(zhì)是服務(wù)性、科學(xué)性、獨(dú)立性和公正性。
2、監(jiān)理工作的前提是接受建設(shè)單位的委托,雙方訂立委托監(jiān)理合同,合同是監(jiān)理工作開展的依據(jù)之一。所以監(jiān)理單位與建設(shè)單位之間是一種委托與被委托的合同約束關(guān)系。
建設(shè)單位通過授權(quán)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),通過發(fā)布監(jiān)理招標(biāo)公告、資格預(yù)審、開標(biāo)、評標(biāo)、確定中標(biāo)候選人等一系列程序,最終選定社會上獨(dú)立的監(jiān)理單位,代表建設(shè)單位對施工現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督管理。按照國家現(xiàn)行政策,建設(shè)單位投資建設(shè)的工程項(xiàng)目,與建設(shè)單位有直接隸屬關(guān)系的監(jiān)理單位是應(yīng)該回避、不能參加投標(biāo)的。所以,嚴(yán)格意義來講,監(jiān)理單位與建設(shè)單位之間是無隸屬關(guān)系的。
3、監(jiān)理單位和施工單位(承建單位)之間并無合同關(guān)系,也不存在隸屬關(guān)系,是一種監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系。
4、建設(shè)單位和施工單位(承建單位)之間存在合同約束關(guān)系。嚴(yán)格意義來講,也不能存在隸屬關(guān)系。建設(shè)單位與施工單位(承建單位)之間與建設(shè)工程施工合同有關(guān)的聯(lián)系活動應(yīng)通過監(jiān)理單位進(jìn)行。
5、監(jiān)理單位與勘察、設(shè)計(jì)單位間的關(guān)系是協(xié)作關(guān)系,并無合同關(guān)系。嚴(yán)格意義來講,也不能存在隸屬關(guān)系。
6、監(jiān)理單位與安全、質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)是監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。安全質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)代表的是建設(shè)主管部門,監(jiān)理單位應(yīng)接受其監(jiān)督。
二、監(jiān)理中常用錯的幾種公文文種辨析
通過工地檢查和調(diào)研,筆者發(fā)現(xiàn);監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)編印了很多不準(zhǔn)確的公文,也包括部分建設(shè)單位下發(fā)的公文,直接影響了建設(shè)監(jiān)理執(zhí)業(yè)行為的嚴(yán)肅性。究其原因,主要有以下兩點(diǎn):
1、建設(shè)單位人員不了解國家黨政公文條例及標(biāo)準(zhǔn)格式。建設(shè)單位在組建項(xiàng)目辦時往往是從各省、市、縣交通建設(shè)主管部門臨時抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干。這些人熟悉土木工程專業(yè)知識,但并不了解、熟悉黨政機(jī)關(guān)公文條例及格式,平時由于職業(yè)原因很少起草公文。這類人在此方面存在著知識“盲區(qū)”,有可能在公文往來過程中選用了錯誤的文種,編印了錯誤的公文,有些建設(shè)單位甚至要求監(jiān)理單位也按其所要求的公文編印格式上報(bào)材料。
2、監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)往往忽視對監(jiān)理人員進(jìn)行公文知識方面的培訓(xùn)。很多監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)只看重專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn),忽視了對監(jiān)理人員其他方面的培訓(xùn),導(dǎo)致很多監(jiān)理人員不想起草文件、不會起草文件、勉強(qiáng)起草的文件問題多多等。
2012年4月16日,中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱新《條例》),并于2012年7月1日實(shí)施。其中,新《條例》規(guī)定了決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等15種公文文種。我們較常用的是通知、報(bào)告、請示、函、通報(bào)、紀(jì)要等6種文種。下面,筆者對幾種常用錯的公文文種進(jìn)行簡要辨析。
(1)“通知”。新《條例》定義為:“適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文”??梢钥闯?,“通知”類公文通常是下行文或平行文,是指示、要求下級機(jī)關(guān)要辦的事情。只有在轉(zhuǎn)發(fā)平行關(guān)系單位的文件時,才是平行文。嚴(yán)格來講,由于監(jiān)理單位與建設(shè)單位、施工單位之間不能存在隸屬關(guān)系,所以監(jiān)理單位與建設(shè)單位、施工單位之間公文往來中,一般不應(yīng)出現(xiàn)“通知”類公文。目前有些工程項(xiàng)目中存在著兩級監(jiān)理機(jī)構(gòu)模式,總監(jiān)辦與某一駐地辦有可能出自同一監(jiān)理單位,為統(tǒng)一起見,總監(jiān)辦與所轄駐地辦之間公文往來最好也不要出現(xiàn)“通知”類公文。監(jiān)理機(jī)構(gòu)部署工作、下達(dá)要求時,可用“監(jiān)理工作提示”、“監(jiān)理工作指令”或其他專業(yè)術(shù)語名詞等。國標(biāo)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB/T50319-2013)附表中的“監(jiān)理工程師通知單”的叫法,筆者認(rèn)為是不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)的,希望在修訂中能夠引起重視。工作中常見到的錯誤有:“關(guān)于約見××監(jiān)理公司法人代表的通知”、“關(guān)于啟用××總監(jiān)辦公章的通知”等。
需引起注意的是,對于召開第一次工地會議,新版《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定:“工程項(xiàng)目開工前,監(jiān)理人員應(yīng)參加由建設(shè)單位主持召開的第一次工地會議?!苯ㄔO(shè)單位編印會議文件時,使用“函”較為準(zhǔn)確,即 “關(guān)于召開第一次工地會議的函”,函告相關(guān)各方有關(guān)會議事項(xiàng)。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定,應(yīng)由總監(jiān)理工程師主持召開第一次工地會議??偙O(jiān)辦也應(yīng)函告各方有關(guān)會議事項(xiàng)。
(2)“報(bào)告”與“請示”。兩者都是上行文,是用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請求指示批準(zhǔn)某一事項(xiàng),和上級機(jī)關(guān)有著直接的隸屬關(guān)系。所以,監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)與建設(shè)單位之間往來的公文,一般不出現(xiàn)“報(bào)告”與“請示”文種。工作中常見到的錯誤有:“關(guān)于支付延期監(jiān)理費(fèi)的請示”、“關(guān)于組建××總監(jiān)辦的報(bào)告”、“關(guān)于任命××總監(jiān)理工程師的報(bào)告”等。
(3)“函”。 新《條例》定義為:“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”?!昂鳖惞氖褂玫那疤崾恰安幌嚯`屬”。既然不相隸屬,可以上行、平行、下行,所以“函”使用較為靈活、普遍?!昂笨梢苑譃椤吧糖⒑薄ⅰ皢柎鸷?、“請批函”、“告知函”四大類。需要強(qiáng)調(diào)的是,“不相隸屬”包括兩層意思:一是同一組織系統(tǒng)內(nèi)的同層級機(jī)構(gòu),如市財(cái)政局與市教育局;企業(yè)內(nèi)各部門之間,如工程管理部與經(jīng)營投標(biāo)部。二是不屬于同一組織系統(tǒng),如市人民政府與省人民政府辦公廳、市環(huán)保局與××大學(xué)。所以,監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)與建設(shè)單位、施工單位之間一般多用“函”來傳遞公文、表達(dá)意圖。但需要注意的是,即使是向建設(shè)單位請求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)也應(yīng)用“函”,建設(shè)單位回復(fù)應(yīng)用“復(fù)函”。如變更總監(jiān)理工程師的函、同意變更總監(jiān)理工程師的復(fù)函等。
此外,監(jiān)理協(xié)會、監(jiān)理單位和監(jiān)理工程師還要注意,新版國家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》已經(jīng)取消了公文“主題詞”,以后編印監(jiān)理公文不需要再寫主題詞了。
三、監(jiān)理工作中常見“函”類公文典型用法舉例
1、商洽函
商洽函在監(jiān)理工作中,常用于向建設(shè)單位商量或處理有關(guān)事項(xiàng)時使用。在交通項(xiàng)目建設(shè)中,總監(jiān)理工程師主持召開第一次會議,應(yīng)將有關(guān)會議事項(xiàng)會前告知建設(shè)單位。為表正式,總監(jiān)辦可向建設(shè)單位發(fā)商請函,就有關(guān)會議事項(xiàng)達(dá)成一致意見。
示例1:
關(guān)于商請第一次工地會議有關(guān)事項(xiàng)的函
××項(xiàng)目建設(shè)辦公室:
目前,項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則已編制完成,工程正式施工前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒,總監(jiān)辦擬定了會議時間、地點(diǎn)、內(nèi)容及其他事項(xiàng)(附后)。如無不妥,請轉(zhuǎn)告。
盼復(fù)。
2、告知函
告知函,也叫通報(bào)函,就是將監(jiān)理工作中的某一活動、事項(xiàng)、情況告知對方,并不要求對方回復(fù)。實(shí)際上這類函與知照性通知類似,由于沒有隸屬關(guān)系,所以用“通知”不妥。常見的有:關(guān)于啟用公章的函、關(guān)于組建監(jiān)理機(jī)構(gòu)的函、關(guān)于約見法人代表的函等。
示例2:
關(guān)于組建××第二總監(jiān)辦的函
××項(xiàng)目建設(shè)辦公室:
我單位于×年×月×日與貴單位簽訂了委托工程監(jiān)理合同,按照監(jiān)理規(guī)范與監(jiān)理合同有關(guān)要求,我單位決定組建××第二總監(jiān)理工程辦公室,并任命×××擔(dān)任第二總監(jiān)辦總監(jiān)理工程師。進(jìn)場監(jiān)理人員員名單與分工附后,辦公、生活用房及辦公、生活設(shè)施,交通、通訊設(shè)施及測量儀器等到位情況附后。
從組建之日起,立即開展監(jiān)理工作,并協(xié)助貴單位完成施工準(zhǔn)備階段有關(guān)的征地、拆遷、勘察等有關(guān)工作。
特此函告
國標(biāo)中規(guī)定,監(jiān)理單位應(yīng)于委托監(jiān)理合同簽訂后十天內(nèi)將項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織形式、人員構(gòu)成及對總監(jiān)理工程師的任命書面通知建設(shè)單位。
示例3:
關(guān)于約見××監(jiān)理公司法人代表的函
××監(jiān)理公司:
由貴單位中標(biāo)組建的××駐地監(jiān)理工程師辦公室,經(jīng)我方多次檢查發(fā)現(xiàn),監(jiān)理人員員投入不足,作風(fēng)漂浮,紀(jì)律渙散,不能認(rèn)真履行監(jiān)理職責(zé),致使工程多處出現(xiàn)質(zhì)量問題,進(jìn)度嚴(yán)重滯后。我方多次要求催促整改,但截至目前問題依然存在。為此,我方約請××監(jiān)理公司法人代表,于×年×月×日×?xí)r到見×處報(bào)到,就有關(guān)問題做出承諾。在規(guī)定時間內(nèi)未按本函執(zhí)行的,我方將采取措施嚴(yán)肅處理。
特此函告。
3、請批函
請批函是監(jiān)理單位向建設(shè)單位請求批準(zhǔn)有關(guān)某一事項(xiàng)的函。因?yàn)楸O(jiān)理單位與建設(shè)單位不相隸屬,所以不能用“請示”文種。
常見的有:關(guān)于變更總監(jiān)理工程師的函,關(guān)于支付延期監(jiān)理費(fèi)的函等。
示例4:
關(guān)于變更××總監(jiān)理工程師的函
××項(xiàng)目建設(shè)辦公室:
受貴方委托,我公司對××實(shí)施監(jiān)理。因總監(jiān)理工程師×××工作調(diào)動,為加強(qiáng)現(xiàn)場管理,協(xié)調(diào)各方關(guān)系,做好監(jiān)理工作,經(jīng)我公司研究決定,現(xiàn)將此項(xiàng)目總監(jiān)理工程師×××變更為×××同志,由×××同志在此項(xiàng)工程中履行總監(jiān)理工程師職責(zé),相關(guān)證件附后。
請貴方予以支持,盼復(fù)。
與此“函”對應(yīng)的“復(fù)函”如下:
關(guān)于同意變更××總監(jiān)理工程師的復(fù)函
根據(jù)××工程變更制度的有關(guān)要求,由××監(jiān)理公司負(fù)責(zé)監(jiān)理的××,原總監(jiān)×××因工作調(diào)動,變更為×××為此項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。
經(jīng)審核,符合變更條件,同意變更,變更后的總監(jiān)在該工程竣工驗(yàn)收前,不得在其他項(xiàng)目任職。
示例5:
關(guān)于支付××監(jiān)理費(fèi)的函
××項(xiàng)目建設(shè)辦公室:
我公司接受貴方委托監(jiān)理的××工程。在監(jiān)理過程中,我公司嚴(yán)格履行監(jiān)理職責(zé),認(rèn)真控制工程質(zhì)量、進(jìn)度,公正科學(xué),廉潔自律,確保了工程如期順利交工。按照監(jiān)理合同約定,貴方應(yīng)支付剩余的監(jiān)理費(fèi)用:××××。
我方開戶銀行××××;賬號:××××。
請批準(zhǔn),盼復(fù)。
附件:××委托監(jiān)理合同
四、結(jié) 語
綜上所述,監(jiān)理與相關(guān)各方溝通聯(lián)系時,編發(fā)“函”類公文較為科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確,希望能夠引起監(jiān)理人員的重視并進(jìn)行改正。監(jiān)理工作過程中來往的大量公文,體現(xiàn)的是監(jiān)理單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)的公正性、權(quán)威性,監(jiān)理人員應(yīng)通盤考慮,仔細(xì)思考,謹(jǐn)慎把握,選對文種,編對公文。監(jiān)理單位今后要重視對監(jiān)理人員公文寫作知識的培訓(xùn),及時掌握新的公文條例格式,努力提高監(jiān)理人員自身素質(zhì),加快實(shí)現(xiàn)監(jiān)理人員的職業(yè)化進(jìn)程。
總工辦
2015.2.3