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          如何開(kāi)好工地例會(huì)

          發(fā)布時(shí)間:2015-06-10

                                                                                           張良寬 韓智超 整理

          工地例會(huì)是現(xiàn)場(chǎng)參建各方溝通情況、交流信息的一種很好的會(huì)議方式。但在具體操作過(guò)程中,往往因各種原因,會(huì)議效果達(dá)不到預(yù)期目的,解決不了工程中的實(shí)際問(wèn)題,使工地例會(huì)失去了應(yīng)有的作用和意義。對(duì)此,我們梳理了工地例會(huì)的流程,總結(jié)了一套例會(huì)參考方案供大家參考。

          一.要明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議紀(jì)律,并按此嚴(yán)格實(shí)施

          1、監(jiān)理方在工地第一次會(huì)議中應(yīng)與各方確定好工地例會(huì)制度,其中對(duì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議紀(jì)律須著重說(shuō)明。例會(huì)召開(kāi)時(shí),現(xiàn)場(chǎng)參建三方的主要負(fù)責(zé)人總監(jiān)、業(yè)主方工程部經(jīng)理、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)到場(chǎng),同時(shí)監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)監(jiān)理工程師,施工單位的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量員、安全員也應(yīng)到場(chǎng)。

          根據(jù)議題需要,邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位、分包單位及其它有關(guān)單位的人員參加。因?yàn)閭€(gè)別負(fù)責(zé)人員平時(shí)因工作關(guān)系不能常駐工地,不能全面了解工程情況,而通過(guò)參加工地例會(huì),可以直接獲悉工程信息,了解各方關(guān)切事宜和立場(chǎng),以便盡快拍板解決工程實(shí)際問(wèn)題,項(xiàng)目總監(jiān)的身體力行將對(duì)確保例會(huì)的成功召開(kāi)起到表率作用。

          2、對(duì)會(huì)議內(nèi)容的約定是工地例會(huì)能否開(kāi)好的重要一環(huán),其中對(duì)整改落實(shí)情況的回顧及對(duì)新發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的處理措施是必不可少的。所以總監(jiān)在主持例會(huì)時(shí)應(yīng)逐一進(jìn)行各項(xiàng)內(nèi)容的討論和解決,提高會(huì)議解決實(shí)際問(wèn)題的效果,增加會(huì)議對(duì)各方的吸引力。

          3、 會(huì)議紀(jì)律對(duì)完善和堅(jiān)持例會(huì)制度提供有效保障。以往在開(kāi)工地例會(huì)時(shí),我們往往碰到與會(huì)人員缺席遲到、大聲接聽(tīng)手機(jī)、隨意插話、私下談?wù)撆c會(huì)議無(wú)關(guān)的內(nèi)容等干擾會(huì)議進(jìn)程、影響會(huì)議效果的情況。為了杜絕這些現(xiàn)象,建立會(huì)議紀(jì)律也是必不可少的。

          在有些工程中,業(yè)主直接將例會(huì)的到會(huì)率作為考核施工方項(xiàng)目經(jīng)理的指標(biāo),將有關(guān)規(guī)定寫入了施工合同。而對(duì)于原合同中沒(méi)有有關(guān)紀(jì)律規(guī)定的,總監(jiān)可事先向業(yè)主說(shuō)明建立會(huì)議紀(jì)律的必要性,在獲得業(yè)主同意和授權(quán)的情況下,在第一次工地會(huì)議時(shí)宣布日后工地例會(huì)的會(huì)議紀(jì)律,并講明對(duì)違反紀(jì)律人員的經(jīng)濟(jì)處罰措施。對(duì)于制定的規(guī)則,各方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行,一視同仁。

          二、要掌握工程信息,了解各方關(guān)切的存在問(wèn)題,做好會(huì)議準(zhǔn)備

          1、了解上次會(huì)議決定的落實(shí)情況,對(duì)仍懸而未決的問(wèn)題分析原因。

          2、認(rèn)真收集、整理工程進(jìn)度數(shù)據(jù),運(yùn)用橫道圖、S形曲線、前鋒線等適宜的圖形比較方法,通過(guò)與周、月、總進(jìn)度計(jì)劃的比較,獲悉工程實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃工期的差別;據(jù)此分析產(chǎn)生進(jìn)度偏差的原因、偏差對(duì)后續(xù)工作的影響以及調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃的可行措施。

          3、通過(guò)對(duì)例會(huì)周期內(nèi)的工程進(jìn)行實(shí)測(cè)實(shí)量,利用其具體數(shù)據(jù)來(lái)反映例會(huì)周期內(nèi)施工質(zhì)量情況。對(duì)收集來(lái)的數(shù)據(jù),采用排列圖法、因果分析圖法、直方圖法、控制圖法等統(tǒng)計(jì)方法,對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行靜動(dòng)態(tài)的分析,找出影響工程質(zhì)量的各類因素,并對(duì)癥下藥,找到解決問(wèn)題的方法。

          4、對(duì)材料、構(gòu)配件和設(shè)備供應(yīng)進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收情況和試塊試件見(jiàn)證送檢情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

          5、了解多種配合施工中遇到的工序銜接、產(chǎn)品保護(hù)、施工場(chǎng)地機(jī)械分配使用等矛盾,對(duì)矛盾的是非曲直、前因后果行所掌握,從工程建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā),確定監(jiān)理協(xié)調(diào)的原則立場(chǎng)。

          6、掌握現(xiàn)場(chǎng)安全生產(chǎn)、文明施工狀況,作業(yè)環(huán)境防護(hù)、施工機(jī)具運(yùn)行狀況、施工人員的安全意識(shí)和安全行為等各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,思考解決辦法。

          對(duì)工程款支付及工程變更聯(lián)系單簽證情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),做好月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核意見(jiàn)的解釋準(zhǔn)備工作。

          7、對(duì)施工單位提交的索賠報(bào)告進(jìn)行審核,分析索賠原因,為合理解決索賠問(wèn)題做好準(zhǔn)備。

          8、準(zhǔn)備好工程中人員調(diào)整名單、通信錄、上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、反映工程狀況的統(tǒng)計(jì)表等資料:對(duì)遺漏報(bào)驗(yàn)的工程資料列好清單。

          三、沉穩(wěn)主持,善于傾聽(tīng),協(xié)調(diào)立場(chǎng),明確措施,恰當(dāng)表態(tài)

          1、在涉及檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況時(shí),要著重傾聽(tīng)有關(guān)單位未按時(shí)完成事項(xiàng)的原因,以及進(jìn)一步解決問(wèn)題的打算:在完成對(duì)有關(guān)原因的分析后,確定單個(gè)或多個(gè)責(zé)任人再次落實(shí)的時(shí)間,確保問(wèn)題不落實(shí)不放過(guò)。這樣,才能達(dá)到例會(huì)的效果,使各方真正重視例會(huì)。

          2、由施工單位對(duì)上個(gè)例會(huì)周期內(nèi)工程的進(jìn)度、質(zhì)量、安全情況進(jìn)行總結(jié),做出自我分析,表明下一階段擬采取的改進(jìn)措施。監(jiān)理單位應(yīng)針對(duì)施工單位說(shuō)明的情況,結(jié)合自身的分析,提出自己的意見(jiàn)。通過(guò)敞開(kāi)討論有關(guān)問(wèn)題,分析改進(jìn)措施的利弊,達(dá)成共識(shí),確定落實(shí)事項(xiàng)的責(zé)任人及落實(shí)時(shí)間。對(duì)施工方要求業(yè)主配合的問(wèn)題不避諱,對(duì)施工方的合理要求應(yīng)提請(qǐng)業(yè)主早日給予答復(fù)。比如建議業(yè)主早日對(duì)甲供材料進(jìn)行定型確認(rèn)等。

          3、業(yè)主、監(jiān)理單位應(yīng)針對(duì)施工單位在自身總結(jié)中未提到的進(jìn)度、質(zhì)量、安全問(wèn)題,提出整改要求和批改落實(shí)時(shí)間。如施工方對(duì)有關(guān)整改要求提出異議,則應(yīng)了解其原因,統(tǒng)一意見(jiàn),明確落實(shí)整改的時(shí)間及措施。

          4、認(rèn)真聽(tīng)取總包與專業(yè)分包單位在施工過(guò)程中在配合上存在矛盾的意見(jiàn),鼓勵(lì)各方換位思考存在問(wèn)題,協(xié)調(diào)各方找到共同點(diǎn),提出有效的解決辦法;必要時(shí)對(duì)各專業(yè)施工的目標(biāo)按施工程序進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,避免交叉作業(yè)時(shí)因施工矛盾而出現(xiàn)管理人員爭(zhēng)斗的情況。在協(xié)調(diào)中如涉及到合同文件規(guī)定以外的費(fèi)用,考慮成熟后可和業(yè)主確定費(fèi)用支付原則;如不成熟,則表明會(huì)后繼續(xù)討論,避免影響會(huì)議進(jìn)展。

          5、對(duì)施工方關(guān)心的月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核情況進(jìn)行通報(bào),并做出相應(yīng)解釋。對(duì)可能產(chǎn)生違約、工期、費(fèi)用索賠的情況進(jìn)行預(yù)警,對(duì)已經(jīng)提出索賠的則將處理進(jìn)展情況向各方進(jìn)行解釋。對(duì)提出的疑義,應(yīng)做適當(dāng)解釋,不宜或不易說(shuō)明的則應(yīng)表明會(huì)后商討。

          6、安排處理其他事宜。比如傳達(dá)上級(jí)主管部門的文件精神,宣讀主要崗位管理人員的名單調(diào)整等需要宣布的內(nèi)容。

          7、如有條件,在會(huì)議上可以在說(shuō)明有關(guān)問(wèn)題時(shí)插放圖表、影像資料,加深與會(huì)人員印象,促進(jìn)問(wèn)題的解決。

          四、會(huì)議后應(yīng)形成紀(jì)要備查

          1、工地例會(huì)應(yīng)當(dāng)由指定的監(jiān)理人員記錄,會(huì)議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會(huì)議記錄整理。主要內(nèi)容有:會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間;會(huì)議主持人;出席者姓名、單位、職務(wù);會(huì)議內(nèi)容及決議事項(xiàng),包括負(fù)責(zé)落實(shí)單位,負(fù)責(zé)人和時(shí)限要求:其它事項(xiàng)。

          2、會(huì)議紀(jì)要的審簽、打印和發(fā)放應(yīng)遵循以下原則:紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)真實(shí),簡(jiǎn)明扼要;紀(jì)要經(jīng)包括總監(jiān)在內(nèi)的各方主要負(fù)責(zé)人簽認(rèn);會(huì)議紀(jì)要發(fā)放到有關(guān)各方,并應(yīng)有簽收手續(xù)。  

                                            總工辦

                                            2015.6.1

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